Veränderungsprozesse im Visier
Die Herausforderung
„Als Tool für solche Projekte nutzt man in größeren Programmen traditionell PowerPoint mit den klassischen PMO-Steuerungsfolien,“ erläutert Dr. Tim Stolper, Senior Consultant bei Siemens Advanta Consulting, der gemeinsam mit seinem Team den Auftrag hatte, das Projekt anzustoßen, die Beteiligten einzuarbeiten und optimale Erfolgsvoraussetzungen zu schaffen. „Wir waren mit dieser Lösung allerdings unzufrieden. Der häufige Austausch von PowerPoint-Dateien brachte oft Versionskonflikte, Unstimmigkeiten, mangelnde Flexibilität und allgemeine Unzufriedenheit mit sich.“
Die Lösung
Nach Prüfung zahlreicher anderer Standardtools hatte sich das kundenseitige Transformationsteam zunächst auf Jira festgelegt. Advanta empfahl jedoch die smartmerger.com M&A-Plattform, die man aus Carve-out- und Integrationsprojekten kannte. Da der Jahreswechsel bevorstand, wollte der Kunde rasch entscheiden und verlangte kurzfristig eine Demonstration der Software als Entscheidungsgrundlage.
In Rekordtempo zur Live-Demo
Tim Stolper wandte sich an smartmerger.com. „Extrem schnell hat uns smartmerger.com eine sehr glaubwürdige Live-Demonstration erstellt, die bereits zwei Tage nach der Weihnachtspause zur Verfügung stand,“ berichtet Stolper. „Das war für uns eine große Erleichterung.“ Die smartmerger.com-App überzeugte auch das Kundenteam.
Für das Team von Advanta spiele auch die persönliche Ebene in der Zusammenarbeit mit smartmerger.com eine große Rolle, meint Stolper. „Die Bereitschaft, für neue Anforderungen gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten – auf Augenhöhe mit dem Business, – hat im Vergleich zu klassischen IT-Anbietern sehr viel Vertrauen erweckt.“
Flexibilität und schnelle Umsetzung
Angesichts der vorgerückten Zeit musste die smartmerger.com-App nun im Detail an die Projektanforderungen angepasst werden. Zudem galt es, die Projektdaten zur neuen Software zu migrieren. „Die Anpassung und Migrierung von der Live-Demo zur Produktionsumgebung hat nicht mehr als vier Wochen gedauert,“ sagt Stolper. „Innerhalb dieser Zeitspanne wurden etliche Customizing-Anforderungen umgesetzt, und die ersten Pilotennutzer konnten das System testen. Daraufhin konnten wir bereits alle 150 Nutzer live schalten!“
Stolpers Kollegin Dr. Sophia Gruber ergänzt: „Für mich war die Flexibilität von smartmerger.com beeindruckend. Anhand unserer Liste von Anforderungen haben wir gemeinsam Vorschläge erarbeitet, wie unsere Wünsche umgesetzt werden können und smartmerger.com war dabei stets sehr kooperativ.“
Auch die Visualisierung der Reporting-Vorlagen, die nach Wunsch von Advanta in PowerBi umgesetzt werden sollten, um den Nutzern ein möglichst vertrautes Arbeitsumfeld zu bieten, gelang sehr gut, erwähnt Tim Stolper: „In Jira war es nicht möglich, Power-BI-Reports zu integrieren. In der smartmerger-Lösung dagegen ist es sehr einfach, und das ist ein riesiger Vorteil.“
Die Vorteile
Der Kunde ist extrem glücklich. Es gibt 90-95 % positives Feedback. Das Tool ist übersichtlich, sauber strukturiert und performant. Die wenigen noch offenen Wünsche betreffen nur Detailaspekte, die nicht wesentlich ins Gewicht fallen.
Methodenvielfalt
Auch diese Anforderung kann die smartmerger.com M&A-Plattform problem-los erfüllen, bestätigt Sophie Gruber: „Die vielen Workstreams unseres Programms sind unterschiedlich aufgebaut, und die Tatsache, dass alle Beteiligten trotzdem mit der smartmerger.com M&A-Plattform arbeiten können, zeigt noch einmal die Flexibilität von smartmerger.com.“
Flexibilität
„Von klassischen Wasserfallstrukturen über agiles Projekt-Management und den PowerBi Reports mit genau festgelegten Timelines und Ampelschaltungen, bis hin zu Eingabefeldern, der Aggregation, den Notes, all das ist möglich,“ präzisiert Tim Stolper. „Für agiles Arbeiten kann man unbegrenzt viele Hierarchieebenen einziehen, sodass ein Programm beliebig viele Substrukturen haben kann bis zur Workstream- und Sub-Workstream-Ebene.”
Customized-Lösungen sind kurzfristig, sehr flexibel und zu einem moderaten Preis möglich. smartmerger.com hat in diesem Projekt – wie auch früher schon – den unbedingten Willen gezeigt, auf unsere Wünsche einzugehen. Dass fand ich herausragend.
Auch im Hinblick auf das Risiko-Management konnten die Anforderungen der Stakeholder erfüllt werden, fährt Schyma fort – der Führungsebene war wichtig, den Überblick über Risiko-Aktivitäten zu behalten, zu wissen, wo etwas nicht wie erwartet funktionierte oder in welchen Ländern welche Applikationen noch nicht bereit waren.
Man hat die Möglichkeit, Task-Überblicke nach Art von Microsoft Planner zu nutzen, d. h. ein Kanban-Board mit Task-Backlog, Progress und Done. Wir haben bisher noch nichts vermisst.“
Echtzeit-Reporting
Gerade bei agilen Arbeitsweisen kommen den Nutzerinnen und Nutzern auch Features wie das Echtzeit-Reporting zugute, fügt Gruber hinzu. „Gleichgültig, wie Sprint-Zyklen organisiert werden – die Beteiligten können jederzeit aktualisieren und Updates im Programm-Management zur Verfügung stellen. All das macht die smart M&A App Suite sehr wertvoll für ein so umfangreiches Programm.“
Kundenunterstützung „on demand“
Flexibilität nicht nur in Bezug auf die Methodenwahl, sondern auch bei der Verwirklichung von Sonderwünsche gehört zu den besonderen Stärken der smartmerger.com M&A-Plattform, bestätigt Stolper: „Customized-Lösungen sind kurzfristig, sehr flexibel und zu einem moderaten Preis möglich. Smartmerger.com hat in diesem Projekt – wie auch früher schon – den unbedingten Willen gezeigt, auf unsere Wünsche einzugehen. Dass fand ich herausragend.“
Transformation Playbook
Michael Klawon
CEO
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