Erfolgreiches und hocheffizientes Carve-out
Smartmerger.com spielt Schlüsselrolle beim Carve-out eines führenden Energietechnologie-Unternehmens
Das bislang größte Carve-out in der Konzerngeschichte unseres Kunden war die Ausgliederung seiner energietechnischen Geschäftsbereiche. Das neue Unternehmen vereinigt alle ehemaligen mit der Erzeugung, Verteilung, Steuerung und Handhabung von Energie befassten Aktivitäten des Kunden. Die smartmerger.com-Plattform spielte eine entscheidende Rolle für den Erfolg dieses äußerst umfangreichen und komplexen Carve-outs.
Die Herausforderung
Die ca. 90.000 Mitarbeiter des Carve-outs sind in Hunderten von Niederlassungen in 80 Ländern der Erde tätig. „Das gesamte Carve-out-Projekt aufzusetzen war eine große Herausforderung,“ berichtet die IT-Projektleiterin, deren Team für die Softwarebetreuung im Rahmen des Projekts verantwortlich zeichnete. „Wir mussten eine Projektstruktur aufstellen, das Team koordinieren, die Kommunikation und Koordination mit dem internen Kunden organisieren, das Ramp-up des Projekts in die Wege leiten und das Software-Rollout bewältigen.“ Dass das Projekt aufgrund seiner enormen Komplexität weitaus schwieriger war als frühere Carve-outs bei diesem Kunden, wurde rasch klar.
Dieses Carve-out-Projekt war mit früheren Projekten, an denen ich beteiligt war, nicht zu vergleichen. Es war sehr umfangreich, komplex und anfangs volatil aufgrund der zahlreichen Scope-Erweiterungen, weil so viele internationale Geschäftsbereiche zu berücksichtigen waren. Und der Zeitdruck war extrem.
Die Lösung
Schon seit Jahren nutzt der Kunde im Rahmen seines Konzernumbaus die smartmerger.com M&A-Plattform. Auch im Fall des Energie-Carve-outs wurde smartmerger.com gebeten, das Tool für die konkreten Anforderungen des Projekts zu konfigurieren, anzupassen und als projektspezifische Plattform bereitzustellen.
Die Ausgliederung wurde zunächst auf 19 fachspezifische Workstreams aufgeteilt (z.B. HR, Change Management, Intellectual Property, IT, Verträge, Treasury usw.). Jeder Workstream hatte jeweils die Daten über den Istzustand der betreffenden Fachdisziplin in allen 80 Ländern systematisch zu erfassen („Baselining“). Da jedes Land mehrere Buchungskreise hatte, ergaben sich insgesamt mehr als 400 Einheiten, in denen das Baselining durchzuführen war. Darüber hinaus mussten detaillierte Abspaltungs-Arbeitspläne und Aufgabenlisten für die einzelnen Workstreams erstellt werden. So entstand ein Masterplan, der aufgrund der Projektmanagement-Funktionalität von smartmerger.com auch den Projektstatus und Projektfortschritt in Echtzeit mitverfolgen konnte. Ein Ampelsystem zeigte an, welche Prozesse im Plan lagen (grün), wo ein Terminverzug drohte (gelb), oder wo ein Termin verfehlt wurde (rot).
Etwa 200-300 der insgesamt 6.000 User, die international mit der smartmerger.com-Plattform arbeiteten, waren erfahrene Mitarbeiter. Die übrigen User wurden von smartmerger.com schrittweise eingearbeitet. Da es logistisch unmöglich war, den Baselining-Prozess in einem einzigen Durchgang umzusetzen, wurde der Gesamtumfang des Projekts in fünf Subprojekte unterteilt, die jeweils 15-17 Länder umfassten.
Der Nutzen
Das Unternehmen konnte durchgehend von der enormen Leistungsfähigkeit und Agilität der smartmerger.com-Plattform und dem darin enthaltenen umfassenden Know-how profitieren. Im Rahmen des Projekts musste das Äquivalent von etwa 1,2 Millionen Excel-Zeilen verarbeitet werden. Im Verlauf des Baselining-Prozesses wurden 24 Mllionen Datenantworten gesammelt. „Der Umfang des Projekts spricht für die Stabilität und Skalierbarkeit der Software,“ kommentiert der Leiter der Service-Abteilung M&A. „Ein solches Projekt muss man daten- und performancetechnisch erst einmal stemmen!“
Das Team von smartmerger.com hat die technische Seite des Tools betreut und alles bedarfsgerecht bereitgestellt. Bei der technischen Konfiguration habe ich habe ich von smartmerger.com enorme Unterstützung bekommen. Und bei den Abstimmungsterminen mit unserem internen Kunden bekundeten auch die anderen Workstreams immer wieder ihre Zufriedenheit mit dem Tool und seiner Stabilität
Als ‚Single Source of Truth‘ für alle Beteiligten vermeidet die Plattform Konflikte zwischen verschiedenen Versionen derselben Tabelle. Dies reduzierte den Koordinationsaufwand entscheidend. Zugleich wurde die Datenqualität dank integrierter Logikkontrolle optimiert. „Der wichtigste Vorteil des Tools für den Projekterfolg war die Strukturierung und damit der Effizienzgewinn“, so die IT-Projektleiterin. „Ohne diese Strukturierung und die häufigen Lessons-Learned-Workshops hätten wir das Projekt nicht in dieser Geschwindigkeit und mit dem verfügbaren Personal umsetzen können.“ Der Leiter der Service-Abteilung M&A bestätigt: „Durch die Verwendung der smartmerger.com-Plattform konnte wir in diesem Carve-out-Projekt eine Effizienzsteigerung von mindestens 30 Prozent erzielen, wahrscheinlich sogar mehr.“
Die Anonymität unseres Kunden wird in diesem Fall gewahrt.
Ein Technologieunternehmen mit Schwerpunkt auf Industrie, Infrastruktur, Verkehr und Gesundheitswesen.
Carve-out Workplan
Carve-out Baselining
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