in 4,5 Monaten zum Change-of-Control (CoC)
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Die Herausforderung
Angesichts der Größe und internationalen Dimension des Unternehmens mit 15.000 Mitarbeitenden in 46 Ländern und 16 welt-weiten Produktionsstandorten waren vier-einhalb Monate ein äußerst ambitionierter Zeitrahmen für ein CoC-Readiness-Projekt dieser Komplexität. Innerhalb dieser Zeit mussten 21 Workstreams mit insgesamt über 20.000 Aktivitäten abgearbeitet werden.
berichtet Projektleiter Felix-Christian Diestel, SVP Strategic Procurement & Logistics bei Innomotics.
Das geforderte Tool sollte als „Single Source auf Truth“ fungieren, sich voll in die System-umgebung von Siemens integrieren lassen und ein hohes Maß an Cyber-Sicherheit gewährleisten. Außerdem wurde ein flexibles Lizenzmodell gewünscht.
Die Lösung
Advanta führte ein Benchmarking von sechs unterschiedlichen Software-Lösungen nach einheitlichen, objektiven Kriterien durch. Im Hinblick auf projektspezifische Funktio-nalitäten, Implementierungs-freundlichkeit, Differenzierung/ Spezialisierung und An-passungsfähigkeit an das CoC-Szenario erwies sich das CoC-Readiness-Tool der smartmerger.com M&A-Plattform als am überzeugendsten. „Ausgehend von der Anforderungs-Checkliste hat sich die smart M&A-Lösung sehr schnell als Favorit herausgestellt,“ führt Diestel aus. „Wir haben im Rahmen eines Early-Prototypings und Proof-of-Concepts ermittelt, was mit dieser Lösung machbar war, und ich war sehr angetan, dass wir innerhalb von gut drei Wochen schon einen Prototypen hatten, der uns die Möglichkeiten des Systems gezeigt hat. Das sehr schnelle Konfigurieren des Systems durch smartmerger.com war ein wichtiger Grund, uns für dieses System zu entscheiden.“
Erik Langen, Project Manager bei Siemens Advanta Consulting, hebt die Reporting-Möglichkeiten des Tools hervor: „Wichtig war uns auch, aus den circa 20.000 Aktivitäten des laufenden Projekts heraus die Schlüssel-informationen auf eine PowerPoint-Seite heben zu können, um den Gesamtfortschritt und Gesamtstatus darzustellen.
Maximale Komplexität musste in maximale Simplizität übersetzt werden.“ Dass dies mit dem smartmerger.com-Tool so mühelos möglich war, ersparte dem PMO enorm viel Zeit, betont Langen.
Wichtig war auch die „Time to Execution“, so Langen weiter. „Alles musste sehr schnell gehen. Das Team von smartmerger.com war sehr fix, die Taktung war kurz, man spürte das absolute Commitment, dass dieses Projekt für smartmerger.com Priorität 1 war, anders wäre es nicht möglich gewesen.“
Seine Kollegin Dr. Theresa Schyma, Senior Consultant bei Advanta, hebt einige der passgenau gestalteten Funktionalitäten der smart M&A App Suite hervor, die sie überzeugten: „Smarte To-do-Listen mit Task-Management-Funktion und ein gut funktionierendes Dashboard mit Ampel-farben, dem gegebenenfalls Risiken bei bestimmten Aktivitäten zu entnehmen waren; außerdem das Reporting als wichtiger Bereich, auf den wir großen Wert gelegt haben.“ Insbesondere die bei Bedarf ausdruckbaren und herunterladbaren PowerPoint-Templates für verschiedene Stakeholder - das Management von Inno-motics und von KPS, die Koordinatoren der Meta-Regionen, die Landesvertreter von Innomotics oder die Verantwortlichen bei Siemens M&A Projects - seien eine große Arbeitserleichterung gewesen, so Schyma.
Advanta führte ein Benchmarking von sechs unterschiedlichen Software-Lösungen nach einheitlichen, objektiven Kriterien durch. Im Hinblick auf projektspezifische Funktio-nalitäten, Implementierungs-freundlichkeit, Differenzierung/ Spezialisierung und An-passungsfähigkeit an das CoC-Szenario erwies sich das CoC-Readiness-Tool der smartmerger.com M&A-Plattform als am überzeugendsten. „Ausgehend von der Anforderungs-Checkliste hat sich die smart M&A-Lösung sehr schnell als Favorit herausgestellt,“ führt Diestel aus. „Wir haben im Rahmen eines Early-Prototypings und Proof-of-Concepts ermittelt, was mit dieser Lösung machbar war, und ich war sehr angetan, dass wir innerhalb von gut drei Wochen schon einen Prototypen hatten, der uns die Möglichkeiten des Systems gezeigt hat. Das sehr schnelle Konfigurieren des Systems durch smartmerger.com war ein wichtiger Grund, uns für dieses System zu entscheiden.“
Erik Langen, Project Manager bei Siemens Advanta Consulting, hebt die Reporting-Möglichkeiten des Tools hervor: „Wichtig war uns auch, aus den circa 20.000 Aktivitäten des laufenden Projekts heraus die Schlüssel-informationen auf eine PowerPoint-Seite heben zu können, um den Gesamtfortschritt und Gesamtstatus darzustellen. Maximale Komplexität musste in maximale Simplizität übersetzt werden.“ Dass dies mit dem smartmerger.com-Tool so mühelos möglich war, ersparte dem PMO enorm viel Zeit, betont Langen.
Wichtig war auch die „Time to Execution“, so Langen weiter. „Alles musste sehr schnell gehen. Das Team von smartmerger.com war sehr fix, die Taktung war kurz, man spürte das absolute Commitment, dass dieses Projekt für smartmerger.com Priorität 1 war, anders wäre es nicht möglich gewesen.“
Seine Kollegin Dr. Theresa Schyma, Senior Consultant bei Advanta, hebt einige der passgenau gestalteten Funktionalitäten der smart M&A App Suite hervor, die sie überzeugten: „Smarte To-do-Listen mit Task-Management-Funktion und ein gut funktionierendes Dashboard mit Ampel-farben, dem gegebenenfalls Risiken bei bestimmten Aktivitäten zu entnehmen waren; außerdem das Reporting als wichtiger Bereich, auf den wir großen Wert gelegt haben.“ Insbesondere die bei Bedarf ausdruckbaren und herunterladbaren PowerPoint-Templates für verschiedene Stakeholder - das Management von Inno-motics und von KPS, die Koordinatoren der Meta-Regionen, die Landesvertreter von Innomotics oder die Verantwortlichen bei Siemens M&A Projects - seien eine große Arbeitserleichterung gewesen, so Schyma.
Die Vorteile
Nach einer ausgesprochen kurzen Imple-mentierungsphase von nur vier Wochen erfolgte das Go-live. Zunächst wurden mehrere Power-User an der Tracking- und Reporting-Software von smartmerger.com geschult, die dann Ihr Wissen an die eigentlichen Nutzer weitergeben konnten.
Sehr hilfreich war dabei die ständige Präsenz und Erreichbarkeit der Ansprechpartner von smartmerger.com, berichtet Theresa Schyma:
„Smartmerger.com hat einen effizienten Team-Aufsatz bereitgestellt. Wir hatten von Tag Null an ein Expertenteam an der Hand, das gemeinsam mit uns diese Entwicklung sehr schnell vorgenommen hat, inklusive Vorab-Diskussion und aller Aktivitäten. Bis das Tool live geschaltet wurde, vergingen nur vier Wochen.“
Ende Juni 2024 ging das CoC-Readiness-Projekt an den Start.
Projektleiter Diestel erläutert, wie das Tool in wöchentlichen Sprints an die Erfordernisse angepasst wurde: „Wir haben mit einem agilen Modell gearbeitet: Wir sind mit einer funktionsfähigen Lösung live gegangen, die von den Nutzern akzeptiert wurde, und haben in den folgenden Wochen weitere Funktionalitäten und Sichten er-gänzt und das Thema Zugriffsberechti-gungen erweitert. In Schulungen haben wir jede Woche jeweils die neuen Features vorgestellt und Feedback ein-gesammelt. Nach etwa sechs bis sieben Wochen konnten wir diesen Prozess fast völlig einstellen, weil das Feedback sehr gut war und keine weiteren Wünsche bezüglich der Funktionalität geäußert wurden.“
Neu hinzukommende Nutzerinnen und Nutzer konnten die Schulungsunterlagen und Videos direkt in der App anschauen oder herunterladen, sodass eine reibungslose Einarbeitung gewährleistet war. „Am Ende stand ein relativ umfangreiches, gut struk-turiertes Schulungsmaterial zur Verfügung, und deswegen hatten wir relativ wenig Verluste in der Nutzung bei Onboardings. Das war gut gemacht,“ lobt Diestel.
Für die klare Aufgabenzuordnung und die Wahrung der Datenintegrität war eine genaue Abbildung der Rollen und Zu-ständigkeiten im Tool wichtig. „Unsere komplexe Projektorganisation musste sich nach dem Prinzip „Tool follows structure“ in der Software wiederfinden,“ so Diestel.
„Weil wir nicht jeden Tag mit 500 Personen sprechen konnten, musste sich der Mult-iplikatoreffekt, den wir organisatorisch aufgesetzt hatten, auch im System abbilden. Das hat gut geklappt; es stellte sich rasch heraus, dass alle Nutzer genau und nur die ihrem Zuständigkeitsbereich entsprechen-den Daten sehen konnten. Die interne Konsistenz und Integrität des Systems war sehr wichtig; zudem konnten wir das smartmerger.com-M&A Tool leicht konfi-gurieren, um es an unsere Wünsche anzupassen.”
Der Support wurde mehrfach gelobt, insbesondere auch die freundliche, indivi-duelle Betreuung, betont Theresa Schyma. „Es wurde immer wertgeschätzt, dass Feedback wirklich umgesetzt wurde – es gab zum Beispiel den Wunsch nach einer Drag-and-Drop-Funktionalität für das Grid-View, und das wurde realisiert; es wurde stets alles getan, um die Usability weiter zu optimierenen. "
Insbesondere das Statusampel-System half, mit den Aktivitäten Schritt zu halten, fügt Diestel hinzu. „Das absolute Highlight im Bereich des Reporting war, dass die PowerPoint-Slides, die wir in unseren wö-chentlichen Durchsprachen der Leitung prä-sentieren mussten, direkt per Klick aus dem System generiert wurden – und zwar maßgeschneidert für drei verschiedene Stakeholder-Gruppen in jeweils unterschied-lichem Layout und mit individuellen Sichten. Das war ein großer Mehrwert, weil auch die Statusampeln der einzelnen Aktivitäten au-tomatisch mit dargestellt wurden.“
Als gegen Ende des Projekts der Druck auf allen Beteiligten stieg und immer häufiger Bedarf an bestimmten Analysen entstand, bewährte sich ein zusätzliches Feature, das smartmerger.com mit einbrachte:
Der Reporting Cube, mit dem das Projekt-team Analysen gezielt und eigenständig konfigurieren und durchführen konnte.
Als der CoC-Readiness-Termin bereits in Sichtweite war, äußerte Projektleiter Diestel gegenüber smartmerger.com die Idee, ein KI-basiertes Frühwarnsystem zu entwickeln, das drohende Engpässe und Trends vorausschauend erkennen, die Ursachen rückverfolgbar machen und die Projekt-verantwortlichen entsprechend warnen könnte. „Das wäre die Königsdisziplin,“ resümiert Diestel. „Bei Veränderungen in den Datenmustern, in der Datenpflege, in der Entwicklung Auffälligkeiten zu detektieren und eine entsprechende Warnung auszugeben.“ Damit stieß er bei smartmerger.com nicht nur auf offene Ohren – man hatte sogar bereits in diese Richtung vorgedacht. Wenige Wochen später präsentierte smartmerger.com als Proof-of-Concept einen funktionsfähigen KI-Prototypen.
„Dieser POC war sehr spannend,“ bestätigt Diestel. „Man konnte wie bei gängigen KI-Apps Fragen stellen und bekam Feedback aus den Echtzeitdaten.“
Diestel hebt auch die durchgehende Zugänglichkeit des Teams von smartmerger.com hervor: „Ich kann wirklich sagen, dass wir uns zu jedem Zeitpunkt als sehr wichtiger und gut unterstützter Kunde gefühlt haben, ohne Einschränkungen. Dieser Austausch hat mir sehr gut gefallen – es war ein Sparring, um die beste Lösung zu finden, und wir haben uns gut ergänzt, und dieses Miteinander hat auf beiden Seiten zu einer hohen Motivation und Produktivität geführt. Und nur so funktioniert es. Die Software muss laufend weiterentwickelt werden, Anforderungen ändern sich, und das hat immer sehr schnell funktioniert.“
Diestel hebt auch die durchgehende Zugänglichkeit des Teams von smartmerger.com hervor: „Ich kann wirklich sagen, dass wir uns zu jedem Zeitpunkt als sehr wichtiger und gut unterstützter Kunde gefühlt haben, ohne Einschränkungen. Dieser Austausch hat mir sehr gut gefallen – es war ein Sparring, um die beste Lösung zu finden, und wir haben uns gut ergänzt, und dieses Miteinander hat auf beiden Seiten zu einer hohen Motivation und Produktivität geführt. Und nur so funktioniert es. Die Software muss laufend weiterentwickelt werden, Anforderungen ändern sich, und das hat immer sehr schnell funktioniert.“
Auch nach dem Eigentümerwechsel ist die smartmerger.com-App noch in Gebrauch, um die verbliebenen, nicht CoC-kritischen Aktivitäten abzuschließen. Das Fazit von Projektleiter Diestel: „Ich kann hier durchaus sagen, das System von smartmerger.com hat unsere Vorstellungen zu unserer vollsten Zufriedenheit umgesetzt. Es hat einen signifikanten, wesentlichen Beitrag zum Erfolg des COC geleistet. Und die Bereit-schaft von smartmerger.com, dynamisch auf Anforderungen zu reagieren und die auch strukturiert abzuarbeiten – so muss es funk-tionieren in einer Welt, in der wir kundenspezifische Lösungen haben. Ich bin sehr zufrieden.“
Auch nach dem Eigentümerwechsel ist die smartmerger.com-App noch in Gebrauch, um die verbliebenen, nicht CoC-kritischen Aktivitäten abzuschließen. Das Fazit von Projektleiter Diestel: „Ich kann hier durchaus sagen, das System von smartmerger.com hat unsere Vorstellungen zu unserer vollsten Zufriedenheit umgesetzt. Es hat einen signifikanten, wesentlichen Beitrag zum Erfolg des COC geleistet. Und die Bereit-schaft von smartmerger.com, dynamisch auf Anforderungen zu reagieren und die auch strukturiert abzuarbeiten – so muss es funk-tionieren in einer Welt, in der wir kundenspezifische Lösungen haben. Ich bin sehr zufrieden.“
CoC Readiness Playbook
Severin Falkenhahn
Customer Success Manager
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