Digitale M&A Checklisten

Wenn Unternehmen andere Unternehmen akquirieren, wird ein Projektteam mit diversen Fachdisziplinen sog. Workstreams (z.B. HR, Finance, Operations, …) eingesetzt. Diese Workstreams verfügen meist über eigene Checklisten, die im Vorfeld einer Transaktion immer individuell an das Target (Geschäftsmodell, Größe, Land, etc.), die Akquisitionsabwicklung (Auktion oder Exklusivität) und die Integrationsstrategie angepasst werden müssen.

Sowohl vor der Due Diligence Phase als auch der Integrationsphase kommt der Zeitpunkt der Konsolidierung dieser Listen. Vor der DD müssen die Listen aller Workstreams konsolidiert werden, um eine gemeinsame Request List an das Target zu übermitteln, sodass das Target die entsprechenden Informationen im Virtual Data Room (VDR) zur Verfügung stellen kann. Vor der Integrationsphase wiederum müssen die DD Erkenntnisse und abgeleiteten Integrationsmaßnahmen der einzelnen Workstreams in einer Integrationscheckliste / Action-Plan konsolidiert werden. 

Charakteristika dieser Vorgänge sind ein enormer Zeitdruck, eine hohe Komplexität durch eine Vielzahl an Workstreams sowie maximale Qualitätsanforderungen. Kein Detail auf den individuellen Checklisten, darf bei der Erstellung der Gesamtübersicht verloren gehen, denn dies bedeutet, dass ein Risiko unter den Tisch fällt oder ein Wertpotential nicht gehoben und damit der Deal negativ beeinflusst wird. Somit ist die manuelle Durchführung der Konsolidierung zeitaufwändig, fehleranfällig, bei nachträglichen Änderungen sehr komplex und es gibt keine Sicherheit, dass alle Punkte der vielen einzelnen Checklisten vollumfänglich überführt wurden.

Für diese Problematik bieten die im Zuge der Digitalisierung entstandenen M&A Plattformen jedoch eine Lösung: Statt die Checklisten in Dateiform per Mail an eine zentrale Sammelstelle zu übersenden, können die Dateien einfach per Mausklick auf die Plattform geladen werden. Wichtiger Unterschied an der Stelle ist, dass ab diesem Zeitpunkt nicht mehr die Datei, sondern der Inhalt im Fokus steht. Aus Dokumenten werden somit strukturierte Daten. Denn der Inhalt, also in dem Beispiel Checkpunkte, Requests oder Fragen die in der Datei enthalten sind, werden nun von der Datei gelöst und stehen auf der Plattform als strukturierte Datenpunkte zur Verfügung. Diese Datenpunkte können nun freistehend sortiert, zugeordnet oder eben auch in einer Gesamtübersicht dem Target zur Verfügung gestellt werden. 

Was die Konsolidierung verschiedener Listen sehr komplex macht, sind die inhaltlichen Verflechtungen, die zwischen den einzelnen Workstreams bestehen.

Die Checklisten verschiedener Workstreams sind fachlich zwar klar voneinander zu trennen, inhaltlich kommt es jedoch immer wieder zu Überschneidungen. So müssen in der Due Diligence bspw. im Target-Unternehmen die Schlüsselmitarbeiter der einzelnen Fachdisziplinen ermittelt werden. Dies ist sowohl Aufgabe von HR als auch wichtiges Element der einzelnen Workstreams (R&D, Sales, Produktion, …). Somit sind verschiedene Workstreams geneigt Personaldaten und weitere Informationen zu diesen Mitarbeitern anzufragen. Dies führt zu Mehraufwand auf beiden Seiten, Frustration beim Target und erheblicher Verzögerung im Deal was wiederum in höheren Kosten mündet.

Diese Querverbindungen und fachlichen Überschneidungen können zwar in Tabellenkalkulationsprogrammen durch Hinzufügen von weiteren Spalten und diversen Merkmalen theoretisch dargestellt werden. Dennoch entstehen große Herausforderungen und Aufwände, wenn sich hieran Änderungen ergeben oder alle Beteiligten über eine neue Datenlage informiert werden müssen. Beim Einsatz einer M&A Plattform kann oben dargestelltes Szenario wie folgt Ablaufen:

Die Aufgabe, die Schlüsselpersonen der jeweiligen Fachdisziplinen zu entdecken, ist in der Checkliste jedes Workstreams vermerkt. Jedoch ist hinterlegt, dass sich HR im Lead befindet und die zugrunde liegenden Daten organisiert. Nach Erhalt der Daten werden diese auf der M&A Plattform zur Verfügung gestellt und der HR Verantwortliche hakt das Item auf der HR Liste ab und es werden automatisiert alle Workstreams über die neue Datenlage per Push Nachricht informiert. M&A Plattformen bieten jedoch nicht nur die Möglichkeit fachliche Zusammenhänge zwischen einzelnen Checklisten zu verbinden, sondern auch Inhalte mit Personen zu verknüpfen. Dies ermöglicht einzelnen Projektmitgliedern eine personalisierte To Do Liste mit umfangreichen Erklärungen und Verknüpfungen zu anderen Workstreams und To Do´s einsehen zu können, um die Erfüllung dieser Aufgaben im Kontext des Projekts bestmöglich durchzuführen. 

Sind die Checklisten und deren Inhalte auf einer M&A Plattform entsprechend verlinkt und verknüpft ergeben sich hinsichtlich möglicher Auswertungen ganz neue Perspektiven.

Hat das Target alle angeforderten Dokumente und Informationen geliefert? Wie weit ist das Projektteam in der Analyse des VDR´s? Wann werden die Due Diligence Reports fertig sein. Sind alle Actions für Day 1 vorbereitet bzw. sind wir Day 1 ready? Wie viel Prozent der Integration ist absgechlossen? … 

Diese Liste an klassischen Fragen zum Status von M&A Projekten könnte sich beliebig erweitern lassen. Was all diese Fragen jedoch gemein haben ist, dass sie beim klassischen Tracking von Checklisten mit Tabellenkalkulationsprogrammen demjenigen der diese Fragen beantworten muss Schweißperlen auf die Stirn treiben. Dies führt in der Regel zu manuellen Abfragen und Rückmeldungen bei den Projektmitgliedern, sei es telefonisch, per Mail oder in gemeinsamen Meetings. All das ist ebenfalls zeitaufwändig und fehleranfällig. Auch wenn M&A Plattformen, den menschlichen Austausch zwischen den Projektmitgliedern nicht ersetzen können, so können Sie eine solidere Datenbasis schaffen und Projektmitgliedern und insbesondere dem Projekt Management Office zeitliche Freiräume schaffen sich inhaltlich auszutauschen, statt Stati einzelner Aufgaben abzufragen und aufwändig manuell in ein statisches Reporting zu überführen. 

Denn werden die Checklisten strukturiert auf Plattformen geführt so kann adHoc ausgewertet werden, welchen Status die einzelnen Items der Checkliste haben. Einfache Auswertungen wie bspw. ob die Ermittlung der Key Employees in allen Workstreams gestartet oder sogar bereits abgeschlossen ist kann im Dashboard ohne manuelles zutun abgelesen werden.

Wirklich digital sind Checklisten erst, wenn sie von Dateien befreit und auf Plattformen genutzt werden. Hier bietet die strukturierte Form der Inhalte in der Konsolidierung, der Vernetzung der Workstreams sowie dem Reporting vielfältige Möglichkeiten die Effizienz und Effektivität von Checklisten zu steigern und so alle KPI´s einer M&A Transaktion positiv zu beeinflussen.